Apa itu Event Organizer, Peran dan Tugasnya

  1. Home
  2. »
  3. Event Management
  4. »
  5. Apa itu Event Organizer, Peran dan Tugasnya

Table of Contents

Kehadiran Event Organizer atau EO kini semakin penting. Kemampuan EO yang bisa mengorganisir acara akan sangat membantu kamu bisa menggelar sebuah acara menjadi lebih rapih dan berjalan baik.

Jika Quiners melihat pertunjukan atau acara-acara besar, seperti konser musik, festival seni, konferensi, pameran, dan lainnya, biasanya itu hasil kerjaannya EO. Tugas dan tanggung jawabnya cukup besar dan rumit, karena harus menghadirkan acara yang berjalan dengan baik.

Kehadiran EO semakin populer dan diminati. Hal ini tentunya menciptakan permintaan yang tinggi untuk menggunakan jasa Event Organizer yang mampu mengatur dan mengelola acara-acara tersebut dengan profesionalisme tinggi.

Dengan mengandalkan EO, perusahaan pengguna jasa akan bisa mengurangi beban kerja dan stres bagi individu atau perusahaan yang mengadakan acara, serta memastikan semua aspek acara berjalan dengan mulus.

Nah, untuk lebih jelasnya, kita akan membahas tentang apa itu event organizer dan tugas serta cara kerjanya.

Apa itu Event Organizer?

Event organizer, juga dikenal sebagai event planner atau event coordinator, adalah para profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai jenis acara. Mereka bekerja sama dengan klien untuk memahami tujuan dan keinginan klien untuk acara tersebut dan kemudian bertanggung jawab atas semua teknis dan logistik yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan pelaksanaannya.

Event organizer terampil dalam mengelola semua aspek acara, mulai dari konseptualisasi awal dan budgeting hingga pelaksanaan dan evaluasi akhir.

Apa Peran dan Tugas Event Organizer?

Event organizer perlu memiliki keterampilan organisasi dan multitasking yang sangat baik, perhatian yang kuat terhadap detail, kemampuan komunikasi dan negosiasi yang efektif, dan kemampuan untuk bekerja dengan baik di bawah tekanan.

Mereka juga harus tetap mengikuti tren dan teknologi event terkini untuk memberikan pengalaman yang inovatif dan berkesan bagi klien dan peserta mereka.

Tugasnya yang meliputi keberlangusngan event dari awal hingga akhir membuat event organizer memiliki beberapa tanggung jawab. Tanggung jawab event organizer biasanya meliputi:

1. Membuat konsep dan perencanaan acara

Peran utama EO adalah sebagai perencana acara, dan bisa juga sebagai konseptor acara. EO akan membantu klien untuk merumuskan konsep acara, menentukan tema, dan menyusun rencana anggaran, serta membuat timeline dan rundown acara secara detil, sesuai dengan kebutuhan dan tujuan acara tersebut dari mulai pra event hingga selesainya acara.

Tapi terkadang ada juga konsep dan tema sudah datang dari klien, sehingga EO akan membantu dalam menghitung anggaran yang diperlukan dan mengidentifikasi vendor atau pihak ketiga yang dibutuhkan.

2. Budgeting

Menggelar event tidak lepas dari perencanaan pembiayaan atau budgeting. EO akan menyusun perencanaan biaya secara detil, yang meliputi perkiraan biaya keseluruhan acara, sewa venue, peralatan, katering, entertainment, marketing, dan pengeluaran lainnya, serta pengelolaan budget secara efektif.

3. Mengorganisasi persiapan acara

EO akan bertanggung jawab dalam mengatur segala hal yang terkait dengan acara, termasuk memilih lokasi, menyediakan peralatan dan dekorasi, serta mengoordinasikan kebutuhan logistik seperti transportasi, akomodasi, dan catering. EO juga akan mengurus izin dan perizinan yang diperlukan untuk acara tersebut.

Bagaimana EO Bekerja?

Setelah mengetahui apa itu EO dan peran serta tugas-tugasnya, berikut ini penjelasan singkat bagaimana cara EO bekerja.

1. Konsultasi dengan Klien

Pada tahap awal, EO akan mengadakan pertemuan dengan klien untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas dan detil tentang tujuan, visi, dan kebutuhan acara. EO akan mendengarkan dengan seksama untuk memahami harapan klien dan memberikan saran dan ide-ide yang dapat meningkatkan kualitas acara.

2. Perencanaan dan Penyusunan Konsep

Setelah mendapatkan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan klien, EO akan mulai merencanakan acara dengan menyusun konsep yang sesuai. Tim EO akan mengatur semua detail yang dibutuhkan, seperti tema, lokasi, jadwal, dan anggaran yang disetujui.

3. Koordinasi dan Pengorganisasian

Selanjutnya, EO akan mengurus segala hal yang terkait dengan pelaksanaan acara. Mereka akan menghubungi vendor, melakukan negosiasi harga, dan mengatur kontrak dengan pihak ketiga. EO juga akan mengatur logistik, seperti transportasi, akomodasi, dan catering untuk peserta acara.

4. Pelaksanaan Acara

Pada hari-H acara, EO akan memastikan bahwa semua persiapan sudah selesai dengan baik. Semua tim yang telah dipersiapkan akan mengawasi jalannya acara sesuai tanggung jawabnya, untuk memastikan semua sudah sesuai dengan jadwal (rundown acara) dan mengatasi masalah dengan capat yang mungkin muncul saat acara sedang berlangsung.

5. Membuat Dokumentasi

Membuat dokumentasi yang baik adalah langkah penting dalam mengabadikan momen dan memastikan informasi terkait acara terdokumentasi dengan baik. Bagi seorang EO, dokumentasi yang baik juga dapat digunakan sebagai alat pemasaran untuk acara-acara selanjutnya.

Jenis-Jenis Event Organizer

Saat ini ada banyak jenis EO yang dijumpai. Biasanya jenis EO disesuikan dengan keahlian mereka, untuk menunjukkan spesialisasi EO tersebut. Berikut pembagian jenis EO:

1. One Stop Service

One Stop Service Agency merupakan Event Organizer yang memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan berbagai jenis acara dalam skala besar, baik itu acara lokal maupun internasional. EO dengan spesialisasi ini mampu mengurus segala keperluan acara, mulai dari pemilihan lokasi, dekorasi, dan berbagai hal lainnya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan klien.

Contoh acara yang sering diadakan oleh One Stop Service Agency adalah konser musik dengan ribuan penonton, pesta besar, festival, serta pertunjukan dan konser musik tingkat internasional. Salah satu EO yang masuk kategori ini adalah Quinbee Communications.

2. MICE

MICE merupakan kependekan dari Meeting, Incentive, Conference, Exhibition. Event Organizer yang berfokus pada bidang MICE ini memiliki spesialisasi dalam menyelenggarakan acara formal, profesional, namun juga menghadirkan hiburan. MICE biasanya meliputi pertemuan bisnis, program insentif, konferensi, dan pameran. EO ini menyediakan pengaturan acara yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan seringkali juga menghadirkan kegiatan hiburan atau tur setelah pencapaian tujuan utama acara perusahaan tercapai.

3. Brand Activation

Brand activation merupakan jenis EO yang secara khusus membantu klien dalam mempromosikan produk atau merek dengan tujuan meningkatkan penjualan dan kesadaran merek di kalangan konsumen. Mereka melakukan interaksi langsung dengan target pasar untuk mencapai hasil yang optimal.

Dalam proses brand activation, EO akan mengembangkan strategi kreatif dan inovatif untuk menciptakan pengalaman yang menarik dan berkesan bagi konsumen. Dengan melibatkan konsumen secara langsung, brand activation bertujuan untuk membangun hubungan emosional antara merek dan konsumen, sehingga meningkatkan loyalitas dan preferensi terhadap merek tersebut.

Jenis-Jenis Event

Setelah mengetahui apa itu EO dan cara kerjanya, Quiners juga harus tahu jenis-jenis event yang sering diselenggarakan. Yuk, langsung disimak penjelasannya!

1. Marketing Event

Marketing event adalah acara yang dibuat untuk memasarkan sebuah produk atau brand tertentu. Tujuan utama dari acara ini adalah untuk mengaktifkan merek atau produk tertentu di mata konsumen. Contohnya adalah acara brand activation yang dilakukan perusahaan untuk memperkenalkan dan mempromosikan produk barunya yang melibatkan konsumen secara langsung.

Selain itu, marketing event juga bisa berupa acara peluncuran produk baru, di mana perusahaan memperkenalkan produknya kepada pasar.

2. Corporate Event

Jenis event ini biasanya diselenggarakan oleh perusahaan, sesuai dengan tema dan keperluan perusahaan. Misalnya acara yang dibuat untuk meningkatkan kualitas SDM, seperti seminar, pelatihan, atau workshop untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan karyawan.

Selain itu, acara ini juga dapat berupa acara outing perusahaan, di mana seluruh karyawan atau anggota tim terlibat dalam kegiatan rekreasi atau sosial.

3. Government Event

Sesuai namanya, government event adalah acara yang selenggarakan lembaga pemerintah atau instansi pemerintah. Contohnya adalah penyelenggaraan pameran kerajinan oleh Kementerian Koperasi dan UMKM, di mana pemerintah mengadakan acara untuk mempromosikan produk-produk kerajinan dari pelaku usaha kecil dan menengah.

4. Sport Event

Acara olahraga atau sport event merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan olahraga, baik tingkat nasional maupun internasional. Acara ini biasanya dilakukan dalam kurun waktu tertentu, misalnya event Piala Dunia, SEA Games, PON, dll.

Tujuan utama dari sport event adalah menghadirkan kompetisi olahraga yang menarik bagi peserta dan penonton, serta meningkatkan popularitas dan minat terhadap olahraga tersebut. Dalam perkembangannya, kini juga ada yang disebut E-sport Event, yakni ajang olahraga elektronik, seperti pertandingan games, dll.

5. Social Event & Private Event

Social event adalah acara yang diadakan secara umum, biasanya terkait dengan momen pribadi atau keluarga, seperti pernikahan dan ulang tahun. Tujuan dari acara ini adalah untuk merayakan dan berbagi kebahagiaan dengan orang-orang terdekat.

Social event dapat melibatkan berbagai elemen, mulai dari dekorasi, makanan dan minuman, hingga hiburan yang sesuai dengan suasana acara tersebut. Dengan mengandalkan jasa EO, pihak keluarga dan pasangan pengantin tidak perlu lagi repot mengurusi acara pernikahannya sendiri.

Keahlian yang dibutuhkan EO profesional

Menjadi Event Organizer atau EO yang sukses dan profesional membutuhkan sejumlah keahlian dan kualifikasi yang penting. Berikut adalah beberapa hal yang dibutuhkan dalam menjadi seorang EO yang kompeten:

1. Pengetahuan mendalam tentang event

EO harus memiliki pemahaman yang kuat tentang industri event, tren terkini, dan praktik terbaik dalam merencanakan dan melaksanakan event. Mereka perlu memahami berbagai jenis acara, kebutuhan klien, dan bagaimana menghadirkan pengalaman yang unik dan berkesan.

2. Kemampuan berorganisasi dan manajemen

Jika Quiners ingin memiliki EO, kamu harus memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk mengelola semua aspek event, termasuk perencanaan, anggaran, jadwal, vendor, dan tim kerja. Kemampuan manajemen proyek yang baik sangat penting agar semua bagian terkoordinasi dengan baik dan acara berjalan sesuai rencana.

3. Mampu berkomunikasi yang jelas dan efektif

Sebuah EO perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan klien, vendor, dan anggota tim. Kemampuan untuk mendengarkan dengan baik, mengekspresikan gagasan dengan jelas, dan berkomunikasi dengan profesionalisme adalah kunci dalam menjalin hubungan yang baik dengan semua pihak terkait.

4. Memiliki jiwa kreatif dan terus berinovasi

Seorang EO harus memiliki daya imajinasi yang tinggi dan kemampuan untuk berpikir kreatif dalam merancang konsep acara yang unik. Mereka perlu dapat menghadirkan ide-ide segar dan solusi inovatif untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi klien.

5. Memiliki jaringan yang luas

Memiliki jaringan yang luas dan hubungan yang baik dengan vendor, tempat, dan penyedia layanan terkait lainnya adalah aset berharga bagi seorang EO. Kemampuan untuk menjalin dan memelihara hubungan profesional yang baik membantu dalam memastikan bahwa semua kebutuhan acara dapat dipenuhi dengan baik.

6. Kemampuan beradaptasi dan fleksibel

Setiap acara memiliki tantangan dan perubahan yang mungkin terjadi. Seorang EO harus dapat beradaptasi dengan situasi yang berubah dan fleksibel dalam merespons perubahan rencana atau kebutuhan klien. Kemampuan untuk berpikir cepat dan menyesuaikan diri dengan perubahan adalah kualitas yang sangat berharga dalam menjadi seorang EO yang sukses.

Kenapa Event Organizer Penting Buat Acara Kamu?

Untuk memutuskan apakah event kamu membutuhkan event organizer atau tidak, pikirkan lagi apakah tim kamu mumpuni jika menangani event di setiap aspeknya. Jika kamu masih memerlukan keterampilan lebih dan tidak punya orang yang tepat untuk memastikan acara berjalan sempurna, menggunakan jasa event organizer adalah keputusan yang tepat.

Quinbee Communications siap membantu kamu untuk menyiapkan konsep dan menjalankannya sesuai dengan yang kamu inginkan. Apa saja yang Quinbee tawarkan? Berikut layanan yang Quinbee tawarkan:

1. Event management

2. Digital Services

3. Video Production

Untuk lebih jelaskan, kamu bisa melihatnya di sini

Similar Blog

9 Alasan Kenapa Kamu Harus Pakai Event Organizer
15Dec

9 Alasan Kenapa Kamu Harus

Saat merencanakan sebuah acara, prioritas utama adalah pesan Quiners bisa sampai pada tamu yang hadir.

Strategi Jitu Promosikan Event Kamu Lewat Digital Marketing
14Dec

Strategi Jitu Promosikan Event Kamu

Kemajuan industri digital telah menempatkan digital marketing menjadi salah satu poin penting dalam menyukseskan sebuah

Apa itu Event Organizer, Peran dan Tugasnya
13Dec

Apa itu Event Organizer, Peran dan Tugasnya

Kehadiran Event Organizer atau EO kini semakin penting. Kemampuan EO yang bisa mengorganisir acara akan